【コミュ障必見】会社での苦手なコミュニケーションの脱却法

この記事では、会社生活でうまく同僚や上司とコミュニケーションがうまくいっていない人に向けて、コミュニケーションが苦手な人でもコミュニケーションがうまくいくようになる、ビジネスコミュニケーションを実践できる４STEPについて説明します。

自分の自己紹介です。自分は愛知県の世界的大手メーカに務める課長３７歳です。１０年以上この会社で日々課題解決をするために、毎日１０人以上と仕事について話をする機会があります。自分は人見知りです。正直あまり人とは話たくありません。そんな自分を救ってくれたのが、ビジネスコミュニケーションでした。この方法を使うことで、迷いなく毎日話すことができるようになり、勢い余って課長にもなってしまいました。そんな自分の集大成を具体的なステップをまとめましたので、みなさんも是非使ってみてください。苦手な自分だから言えるのですが、

コミュニケーションは訓練すれば必ず誰でも苦手を克服できます。

コミュニケーションが苦手な人はいくつかパターンがあります。

この中のパターンに分けれる人や複数のパターンあてはまる人もいると思います。

自分は残念ながら、ほぼ４つがあてはまるパターンで、会社の中で人とコミュニケーションをとればとるほど、うまくいかず、悩みが深くなっていきました。会社なんかもういいやと思えてきて、どんどんすさんでいきましたね。この時の心理状態を今分析すると。

人見知り、これでどれだけ会社や学校で苦労したか・・・・・

これが繰り返されて最後は一生懸命するのをやめる。もういいやモードに入る。辛い毎日が繰り返される。そんな時にとある先輩からこんなことを言われました。

俺はお前に仕事の仕方を教える。

最初は？？でしたが、よく話を聞くと、どんな仕事でも前に進める方法（型）を教えるということでした。その型がビジネスコミュニケーションでした。

ビジネスコミュニケーションとは何かと簡単に言うと、以下の順番に話すことでした。

その時先輩がなぜ自分なんかに声をかけたのかは後述します。

ただ、こんな自分でもこのビジネスコミュニケーションはこれから話す4つのSTEPを意識して１ヶ月くらい練習をしたら、仕事場だけでなく、家庭や友人関係も何やら周囲との関係が改善していきました。自分としては目から鱗みたいな劇的な変化を体験することができました。この体験を是非皆さんと共有していきたいと思っています。

では早速いきましょう。

ビジネスコミュニケーションの凄さ

• 誰でも練習さえすればできる
• 仕事のできる人は、この手法を使っている
• 相談・承認・完了報告などこの話し方は打ち合わせの場ほとんどで共通に使える

ケースバイケースで使い分ける難しい手法ではないので、この手法を頑張って練習すれば、１日の仕事場のコミュニケーションが円滑進めることができます。これは会社でのストレスが極端に減り、自分の心に余裕ができます。それにより＋アルファのことを考えれるようになっていくのです。

結論から先に

先ほどの手順を書きましたが、コミュニケーションに困っている人が一番につまずいているポイントはここなんです。

結論から先に話す

ここがビジネスコミュニケーションの核です。結論から先に話すというのがなぜ難しいか、というのは人間の心理に関わります。

「自分の頑張り、頑張った上での残課題など、」

自分のプロセスを相手と共有したい。

結構これをやっちゃっている人多いんでないでしょうか。正直会社の中でこの話し方をすると聞いている方は、ほぼほぼ耳に入りません。それは何故か。特に仕事場の上司同僚は、

ニュートラルな状態ではこの２点の頭にしかありません。あなたの頑張り（プロセス）は上記２点の内容を確認したいときに初めて興味が湧きます。会社の人間はおもったより、自分に興味がないことを頭の片隅においておきましょう。

結論の種類にはいくつかあります。代表例を書いておきます。

基本この４点に当てはまるはずです。企画・課題・承認・検査これが仕事の基本的な流れなので、この大きな流れのどの話なのかを最初に相手に伝えることが何よりも大事です。

この手法を使った、方法がyoutubeのサムネイル写真ですね。よければこういう目線でyoutubeを見てみてください。動画数が伸びているのは、この手法をほぼ使っています。

youtube

目標と今の状況

結論を先に書いた後、具体的な検討状況を書きます。この時のポイントは

目標と今の差をなるべく具体的に書くことです。

やり方は難しいことはありません。５W１Hの目線で分解して記載するだけです。この手法がどんな状況でも使える「型」になります。５W１Hとは、Who, When, Where, Why, What, Howのことです。少しだけ具体的に書いてみましょう。

背景：商品Aの開発が進んでいます。自分が今週の金曜日までに設計・評価が終わらないといけません。この時の５W１Hで目標と今の状況を書いてみます。

これらを比較すると、When,Howが差分があります。これが３.課題につながります。
ここでいう課題は、「月曜日の時点で商品Aの設計が終わらず３日遅延している」になりますね。

もし課題の報告をするのであれば、

課題報告：「月曜日の時点で商品Aの設計が終わらず３日遅延している」

課題の詳細化

目標と今の状況の差を5W1Hの分解して記載することを前章で紹介しました。

この時の目標と現状を５W１Hで分解した項目の中で差がある部分が課題になります。

先ほどの例でいくと、
「月曜日の時点で商品Aの設計が終わらず３日遅延している」

これがおおもとの課題ですね。これを解決できれば、一番良いですが、

簡単に解決できれば、そもそも課題として発生していません。

ここで実施するのは課題の分解です。

課題の分解の観点を抽出

課題の分解はおおもとの課題の種類を見分ければ結構簡単にできます。観点の種類は以下を覚えれば問題ありません。

今回の場合は
「月曜日の時点で商品Aの設計が終わらず３日遅延している」

（プロセス）設計が（時間）３日遅延している。

とプロセス、時間が２つの観点が複合しています。この時２つの観点の関係を整理する必要があります。それを考えていきましょう。

課題の分解観点の整理

先ほど抽出した観点プロセスと時間についてですが、観点の関係を整理する際、以下の鉄則があります。

How（プロセス）のどの部分に５Wを消費しているのか

先ほどの例でいくと、設計プロセスの詳細プロセスに分解したのち、どれだけ日数を消費しているかを整理すると。設計は以下の３つの詳細プロセスにわかれたとします。各詳細プロセスに消費している日数情報を付与します。

1. アイデア出し(予定通り)
2. 書類作成（0.5日おくれ）←重度（低）課題
3. 書類チェック（２日おくれ）　← 重要度（高）課題

この場合書類チェックに２日おくれしていることがわかります。課題がかなり具体的になりましたね。繰り返しになりますが、課題の具体化の手法は以下がポイントです。

詳細なプロセスに人、場所、もの／情報、時間に無駄があるのかを明確にする

ここまできたら、上司・同僚とのコミュニケーションは成功したと思っても良いですね。

対策方法と今後

最後に対策の立案ですね。
さきほど出した課題が発生している要員を探ります。
ここでも、人、場所、物／情報、時間、プロセスの観点でこの詳細な課題が発生ている要因を探ります。

要因として結構上司が忙しいのにもかかわらず、チェック観点がないまま、チェックするプロセスになっていることがわかりました。なので対策として、

この２つの対策を提案すると

結果：これにより上司待ちタスクがなくなり、なんとか間に合う目処がたちましたね。

正直課題出しまでだせれば、ここはすごく簡単です。ただ、この対策には一人でやると時間がかかることが多いので、課題および対策案までを関係者と共有し、職場のみんなに協力してもらえばいいのです。

こういった人を対策をするために人を動かすには、課題出し／課題の詳細化ができれば、明確なお願いを同僚・上司にできるので、自分自身は作業量がへり、かなり楽になります。

この対策をするための人を動かす力＝課題出しこれがとても大事です。

まとめ

最後にまとめと、このビジネスコミュニケーションが転職・昇進にすごく効果がある話をします。

アクションアイテムのまとめです。

核心ですが、コミュニケーションが苦手な理由は、自分がどうしたらいいかわからに不安が原因です。

たとえコミュニケーションが苦手な人でも実施できるからくりです。

また、この手法になれたきたら、自分の

キャリアアップ

を考えてもいいかもしれません。

社内での昇進も見えてきますし、

自分のお勧めは大手への転職です。

自分の体験談を以下の記事にまとめていますので、よければご参考にしてください。

記事：【大手に転職】４つの必勝法　現役大手メーカーの転職成功体験談

先輩がなぜわたしに、ビジネスコミュニケーションを教えようと思ったのか、それは、先輩が自分を育てて楽になりたかった。というのが理由のようです。照れ隠しだと思いますけどね。良い先輩に出会えた自分は幸せでした。

あなたが今なやんでいるコミュニケーションの課題は必ず訓練で解決します。それはコミュニケーションが人一倍苦手な自分が体験したから自信をもっていえます。これが解決すれば、転職などして、更なる明るく楽しい未来につながっていきます。是非そんな体験をしてほしいと思っています。