【覚えていきたい課題整理５パターン】覚えれば誰でも仕事が早くなり楽しくなる

この記事では、仕事を進める上での課題整理の５パターンとその対処を書いていきます。正直このパターンをしっているだけ、仕事で何から初めて良いのかと悩む時間がいっきになくなります。

悩む時間がなくなると、その分時間に余裕がでます。この余裕でプライベートの時間も増やせますし、仕事の成果も素早く出せるようになります。ただ覚えておくだけでとても簡単なので、是非最後まで読んでもらえると嬉しいです。

自分の自己紹介です。自分は愛知県にある世界的大手自動車の課長３７歳です。１０年以上この会社で日々課題解決をしています。毎日３つ以上の課題を解決しています。おそらく数千の課題対応をこの会社で考え解決してきました。その経験をもとに課題整理の方法は５つのパターンに分類されることがわかりました。

いきなりですが課題パターンは以下の５つです。

ただ、このパターンで分類する前にしっかりと課題を抽出する必要があります。課題の抽出の仕方の本質だけでいくと、

がポイントになります。詳しくは以下に記事を書いてますので参考にしてください。

記事：【コミュ障必見】会社での苦手なコミュニケーションの脱却法（5W1Hを使いこなす）

見えるようにした課題を５つのパターンのどれにあたるかを考えてみましょう。それではそれぞれのパターンごとに課題の整理の方法を書いていきましょう。

課題のパターン１： 人の数／能力／権限不足

課題が人にあるパターンです。正直この課題に分類されるものは、この仕事自体をスタートするのは準備が足りないパターンです。

考えてみてください。「人の数が足りない」、「人の能力が足りない」この状態で仕事をスタートしてもまずうまくいきません。また、人ほど、すぐに増やせたり、劇的に能力をあげたりすることができないものです。理由は２つです。

この２つです。新しい人をとってこればいいのでは？と思う人もいるかもしれませんが、人を他所の部署からとることや、中途採用をとることこれはとても時間がかかることです。即効性はありません。

つまり、人の課題があるものはそもそもこの仕事を始めてはいけません。

ただ、以下の場合はチャレンジしても良いです。

この場合はチャレンジしても良いです。権限が足りていない、これは上司を巻き込んで仕事をするとうまくいく場合はあります。具体的にはどんなときかというと。

新しいことを始めたいんだけど、相手が協力をしてくれない＝今やるべきと判断してくれない。これはチャレンジをする意義が組織として、あるか、ないか判断できない人がよくとる行動です。こんな時は上司から組織としてチャレンジするという意思を伝えてもらえば、この仕事を始めるための準備が整う可能性があります。

また成長を期待している／されている点については、今の能力ではできないかもしれないけど、この仕事を通して成長すればうまくいく可能性がある場合です。

自分は課長なので、部下にチャレンジ（成長を期待）してほしいので、仕事をお願いする場合がとても多いです。正直今の能力で出来る仕事はほとんどないです。これは、新しい仕事にチャレンジしなければ会社として儲かる仕組みを拡大できないからです。拡大を続けない限り、会社は今まで利益が出ていたものが、儲からなくなったとき簡単につぶれてしまいます。そんな時自分は無職になってしまいます。チャレンジは大事ですね。上司は失敗も許容してあげましょうね。それが一番の仕事です。

課題のパターン２： もの／情報の不足

もの、情報が足りない場合は、単純に買えばいいじゃんと思うかもしれませんが、そういう話ではありません。もの、情報の不足がある場合は、以下のパターンになります。

この物につく形容詞がポイントです。必要性、所在（誰が／どこに）、レベルがわからない場合ですね。この場合の対処は簡単です。

「仮定をおいて検証を繰り返す」アプローチをとることです。

この仮定をどうおくの？ということがあると思いますが、ポイントは思いつくもので極端にお金がかかること以外、試してデータをとりましょう。

この時、お金、時間、人の数、成功／失敗はしっかりデータとして残しましょう。

仮定の検証はできるだけ実施して、最後は、お金、時間、人の数、成功／失敗ををそれぞれ比較して点数をつけ、いろいろな関係者と話すことです。

全部のパターンは実施することは難しいですが、やってるうちにある程度自分の中で答えはでていると思います。その答えを関係者に確認してもらうイメージですね。

そんな見えないよと、言う人はいるかもしれません。でもこれは素直な表現でいくと自分がその仕事に費やしている時間が足りないですね。最後にこれだけ覚えておいてください。

目の前仕事を時間をかけて仮定検証を繰り替えしていれば、あなたの答えが会社の答えです。

目の前の仕事に一番時間をかけているのはあなた自身です。あなたの決断より良い結果を生む人はいないくらい仮定検証を実施しましょう。

課題のパターン３： 特定のプロセスが無い／回っていない

プロセスに課題がある場合、手直しや何かの待ちが発生しています。この場合がこのパターンになります。結構このパターンは現状を5W1Hの分析した時点でわかります。

５W1Hの分析方法は以下の記事参照
記事：【コミュ障必見】会社での苦手なコミュニケーションの脱却法（5W1Hを使いこなす）

例えば、誰かのチェックで必ずやり直しがある、チェックする人がいないなどがその代表例ですね。この課題の場合、対処が明確なのに、自分のせいじゃないのでと放置してしまうことが課題の本質にあります。この場合相手がいるので、やりづらいと思いますが、その人も困っています。悩みを共有した後、解決策を提案してあげましょう。必要に応じて上司を巻き込みことを忘れずに。

プロセスに問題がある場合の解決策は、「判断基準を明確に定義」してあげること１択になります。

例えば、お金もかからない、時間も短く、良いものがつくるために、などと考えていると、何をやっても目標に到達しません。

大切なのは判断基準をしぼることです。

時間を優先すればお金はかけても良いなどが代表例ですね。

これは自身だけでは決定できない場合が多いので、上司に判断してもらうのがてっとりばやいです。その時の聞き方は、お金、時間、物の良し悪しで大切な順番はどうなるかを明確にしたい旨を伝えることです。その時の話し方は以下に詳細な記事があるので、参照してください。

記事：【コミュ障必見】会社での苦手なコミュニケーションの脱却法

大切なのは自分の結論を最初にはなしてから相談することです。

課題のパターン４： お金がたりない

お金がたりない場合大半の場合は、よくばりすぎていることです。ビジネスに答えはありません。お金をかければ成功するとも限りません。逆に今あるお金でやれることをやった場合でも成功するかもしれません。この考えがとても大事です。

つまり、今あるお金で実施できる仕事の計画はここまでとしっかり述べること

これを伝えることが唯一の対策になります。この答えを聞いて、上司はやろうという結論をだす場合もあれば、お金を増やして対応しよう、やめようのいずれかの判断をします。

この時の計画は５W１H（誰が、何を、いつまで、どこで、どうする）をまとめておきましょう。よっぽどでない限りこの要素が埋まっていれば上司には実施できる計画の妥当性が理解してもらえます。この時数値化（特に日程）は必ずしましょう。

お金の判断は上司がする、自分で悩んでいても答えはでません。

これはしっかり覚えておいてください。

課題のパターン５： 時間がたりない

時間が足りない場合は今までのパターン１〜４の結果から時間が足りなくなります。つまり、この課題はパターン１〜４の課題を解決すれば解決します。よく時間が足りないですねという言葉を耳にします。これは課題の分類ができていない人の言う言葉です。ここまで読んでくれた人はもうわかると思います。人、物／情報、プロセス、金の問題が解決すれば結果時間の課題は解決されます。

大切なことは時間が足りないのは他の課題のパターンが発生した結果だからです。

これをしっかり理解しましょう。

まとめ

今回の記事のまとめです。

課題のパターン１： 「人の数／能力／権限不足」の対応まとめ

• 人の数／能力／権限が足りない場合は仕事をスタートとしてはいけない
• 自分以外が非協力的な場合は上司の権限を借りて必要性を説明してもらう
• チャレンジして能力をあげながらやる場合はOK
• 上司の立場の人はチャレンジする場合は失敗を許容してあげる。

課題のパターン２： 「もの／情報の不足」の対応まとめ

• 物／情報の必要性、所在、レベルがわからない場合は仮定検証を繰り返す
• 検証には、お金、時間、人の数、成功／失敗のデータをとる
• とったデータを比較する、関係者に確認してもらう
• 仮定検証を繰り返し続けた結果があなたの答えが会社の答えになる。

課題のパターン３： 「特定のプロセスが無い／回っていない」の対応まとめ

• 問題があるプロセスの判断基準をきめる
• 判断基準は大事なポイントに、しぼること
• お相手がいるので上司を巻き込むこと
• 自分の結論をもって上司と相談すること

課題のパターン４： 「お金がたりない」の対応まとめ

• 現状のお金でできる計画を５W1Hをつかってまとめること
• お金の判断は自分でしない、上司にまかせる

課題のパターン５： 「時間がたりない」の対応まとめ

• 時間がたりないのは、他の課題が発生した結果。

課題のパターンにあわせたアクションプランを迷わず実施すれば、必ず仕事は前に進みます。この悩む時間を極力減らすことが、あなたの大切な時間を生みます。この時間でプライベートを楽しんだり、新しい仕事をしてもよいでしょう。それがあなたの新しい付加価値になります。

このアクションプランですが、正直うまくいかないよという人もいるかもしれません、この要因としては大きく２つです。

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